От приключени оферти до фактури – как работи фактурирането в ExusTrans
Процесът по фактуриране в ExusTrans е създаден, за да елиминира ръчните грешки, да предотвратява спорове и да осигурява ясна финансова документация за всички извършени транспортни услуги.
Преглед на процеса по фактуриране в ExusTrans
Всяка фактура в ExusTrans се генерира въз основа на проверени данни от платформата. Това гарантира, че във фактурирането се включват само приключени и потвърдени транспортни изпълнения.
- 🚛 Транспортната поръчка е изпълнена
- 💬 Офертата е потвърдена в чата
- 📁 Офертата се съхранява като Done Offer
- 🧑💼 Администратор преглежда отчетния период
- 🧾 Генерира се фактура
- 📄 Издава се и се съхранява PDF
Стъпка 1: Транспортните оферти се приключват в чата
След приключване на доставката и двете страни потвърждават изпълнението в чат системата на ExusTrans. Това потвърждение представлява официалния край на транспортната услуга.
- 📱 Потвърждението се прави в чата
- 📦 Статусът на доставката се проверява
- 💬 Потвърждават се крайна цена и разходи
- 🔒 Записът се заключва за фактуриране
Само оферти, които са напълно потвърдени и от двете страни, могат да преминат към етап фактуриране.
Стъпка 2: Приключените оферти се съхраняват като Done Offers
След потвърждение всеки приключен транспорт се съхранява в системата като Done Offer. Този запис става официалната финансова референция за фактуриране.
- 📌 Местоположение: Моят профил → Done Offers
- 🧾 Финална договорена цена
- 🛣️ Одобрени тол такси и допълнителни разходи
- 📍 Маршрут и детайли по доставката
- 🕒 Времеви печат на приключване
Done Offers не могат да се редактират след потвърждение. Това гарантира целостта на фактурирането и предотвратява последващи промени със задна дата.
Стъпка 3: Валидация и подготовка за фактуриране
Преди генериране на фактура системата автоматично валидира всички Done Offers, за да гарантира съгласуваност на данните.
- 🔍 Проверка на статуса на приключване
- 📄 Валидация на цени и разходи
- 🏢 Проверка на данните на компанията
- 💶 Проверка на ДДС и държава
- ⚠️ Откриване на липсваща информация
Оферти, които не преминат валидацията, временно се изключват до корекция.
Стъпка 4: Администраторът генерира фактури два пъти месечно
Фактурите в ExusTrans се генерират от администратори според фиксирани цикли на фактуриране. Това гарантира предвидими отчетни периоди.
- 📅 Период 1: 1-ви – 14-ти на месеца
- 📅 Период 2: 15-ти – края на месеца
- 📊 Включват се само валидирани Done Offers
- 🧠 Автоматично групиране по Клиент и Превозвач
Този централизирано управляван процес на генериране гарантира последователност и регулаторно съответствие.
Стъпка 5: Автоматично изчисляване на комисиона
ExusTrans прилага стандартна комисиона на платформата върху услугите на превозвачите. Комисионата се изчислява автоматично и прозрачно.
- 🧮 Стандартна ставка: 20%
- 📌 Прилага се върху нетната транспортна цена
- ✅ Включена е във фактурата към клиента
- 📄 Видима е в документите за фактуриране
Тази система предотвратява некоректно ценообразуване и гарантира, че превозвачите винаги калкулират офертите правилно.
Стъпка 6: Правилата за ДДС и данъци се прилагат автоматично
По време на създаването на фактура системата определя коректното третиране на ДДС въз основа на местоположението на компанията и регистрационните данни.
- 🇧🇪 Белгийско ДДС (21%) когато е приложимо
- 🇪🇺 Обратно начисляване в ЕС
- 🌍 Извън ЕС – извън обхват
- 📑 Добавят се правни основания
Този процес гарантира, че фактурите отговарят на белгийските и европейските разпоредби.
Стъпка 7: Генерират се PDF фактури
След изчисленията и валидацията ExusTrans автоматично генерира юридически съответстващи PDF фактури.
- 🧾 Уникален номер на фактура
- 🏢 Идентификация на компанията
- 💶 Разбивка на цената
- 📑 Бележки за ДДС
- 📆 Дата на издаване и период
Тези PDF документи са подходящи за счетоводство, одити и финансово отчитане.
Стъпка 8: Достъп и изтегляне на фактури
Всички генерирани фактури се съхраняват сигурно в потребителските акаунти и остават достъпни по всяко време.
- 👤 Местоположение: Моят профил → Фактури
- ⬇️ Изтегляне на PDF с един клик
- 📊 Проследяване на статуса на фактурата
- 📁 Исторически архив
Потребителите се насърчават да изтеглят и архивират фактурите за собствените си счетоводни записи.
Предимства на системата за фактуриране на ExusTrans
Автоматизираният процес по фактуриране предоставя съществени предимства както за клиентите, така и за превозвачите.
- ✅ Намалена административна натовареност
- ✅ Прозрачно ценообразуване
- ✅ По-нисък риск от спорове
- ✅ Документация, готова за одит
- ✅ Предвидими цикли на фактуриране
❓ Често задавани въпроси (FAQ)
Кога една оферта става Done Offer?
Една оферта става Done Offer след като транспортът е изпълнен и двете страни потвърдят доставката в чата.
Къде мога да видя моите Done Offers?
Можете да намерите всички приключени изпълнения в Моят профил → Done Offers.
Мога ли да редактирам Done Offer след потвърждение?
Не. Done Offers се заключват след потвърждение, за да се гарантира прозрачно и надеждно фактуриране.
Колко често се генерират фактури?
Фактурите се генерират два пъти месечно: от 1-ви до 14-ти и от 15-ти до края на месеца.
Кой генерира фактурите?
Фактурите се генерират от администраторите на ExusTrans, като се използват проверени данни от Done Offers.
Включват ли се всички приключени оферти в следващата фактура?
Да. Всички валидирани Done Offers в рамките на отчетния период се включват в следващата фактура.
Как се прилага комисионата от 20%?
Комисионата се изчислява автоматично върху нетната цена на превозвача и се включва в крайната фактура.
Кога се изчислява ДДС?
ДДС се изчислява автоматично при генериране на фактурата въз основа на местоположението на компанията и данните за ДДС регистрация.
Кога се създава PDF фактурата?
PDF фактурите се генерират незабавно след приключване и одобрение на отчетния цикъл.
Къде мога да изтегля моите фактури?
Всички фактури са налични в Моят профил → Фактури и могат да бъдат изтегляни по всяко време.
Какво се случва, ако Done Offer съдържа некоректна информация?
Трябва незабавно да се свържете с поддръжката на ExusTrans. Корекции могат да се правят само преди генериране на фактура.
Защо моя Done Offer липсва от фактурата?
Done Offer може да бъде изключена, ако е непълна, в процес на преглед или липсват задължителни данни.
Мога ли да получавам фактури по-често?
Не. Фактурите се издават според фиксирани цикли на фактуриране, за да се гарантира последователно счетоводно отчитане.
Колко дълго се съхраняват фактурите в ExusTrans?
Фактурите се съхраняват сигурно във вашия акаунт и остават налични в съответствие със законовите изисквания за срокове на съхранение.
Трябва ли да пазя собствени копия на фактурите?
Да. Потребителите носят отговорност да изтеглят и архивират фактурите за собствените си счетоводни и данъчни записи.
Заключение
От потвърждението в чата до финалното предоставяне на PDF, ExusTrans управлява целия процес по фактуриране по структуриран и прозрачен начин. Чрез използване на Done Offers като единствен източник на истина, прилагане на автоматични правила за комисиона и ДДС и генериране на съответстващи документи, платформата осигурява надеждно фактуриране за всички потребители.
eXus Dev